De fem nøgletal du kan begynde at følge i næste uge

Et lager kan sagtens føles som om det kører fint. Stemningen er god, ordrerne kommer ud ad døren, og ingen råber ad nogen.

Problemet er, at den følelse ikke kan svare på ét spørgsmål: går det bedre end sidste måned, eller løber alle bare hurtigere for at holde det samme?

Det kræver ikke et dashboard at finde ud af. Det kræver to eller tre tal, som nogen rent faktisk får skrevet ned. Ti nøgletal, der aldrig bliver brugt, er mindre værd end to, der bliver.

👉 Vil du have hjælp til at finde jeres tal? Tal med SmartPack

1. Pakkefejlsprocent

Ordrer med fejl, delt med sendte ordrer, gange 100.

Sender du 1.000 ordrer på en måned, og 15 af dem har en fejl, er pakkefejlsprocenten 1,5.

Det er direkte bundlinje. En pakkefejl koster omkring 350 kr., når du lægger returfragt, ny forsendelse, kundeservice og ekstra håndtering sammen. Ti fejl om ugen er over 180.000 kr. om året.

Men tallet er også en temperaturmåler på noget andet. Pakkefejl kommer sjældent af sjusk. De kommer af dårligt lys over pakkebordet, to varenumre der ligner hinanden for meget, en ny medarbejder der ikke har fået en ordentlig oplæring, eller en A-zone der ligger forkert.

Pointen er ikke at ramme nul. Pointen er at følge udviklingen og koble den til det, I laver om. Indfører I dobbelttjek, bør det kunne ses her om to måneder.

2. Returprocent

Returordrer, delt med sendte ordrer, gange 100.

Returer handler ikke kun om kunder, der fortryder. De kan lige så godt pege på en produkttekst, der lover for meget, et billede i den forkerte farve, en størrelsesguide der ikke passer, eller en emballage der ikke beskytter varen godt nok.

Start med ét samlet tal. Når det har kørt et par måneder, så del det op i tre: fortrudt, defekt, og forkert vare eller størrelse.

Det er dér, tallet begynder at kunne bruges. Er de fleste returer fortrydelser, skal I se på produktsiden. Er de defekte, skal I tale med leverandøren. Er det forkerte varer, ligger problemet på lageret, og så er det pakkefejlsprocenten, I egentlig kigger på.

3. Pluk pr. time

Enten antal færdige ordrer pr. time, eller antal plukkede ordrelinjer pr. time. Vælg én, og bliv ved den.

Det behøver ikke være målt ned på sekundet. Det vigtige er, at I måler ens hver gang, så tallet kan bruges til at sammenligne før og efter.

Gik tallet op, da I begyndte at plukke flere ordrer ad gangen? Hjalp det at dele ordrer med én linje fra dem med mange? Kunne den nye plukkevogn ses?

Én advarsel, og den er vigtig: brug aldrig det her tal til at bedømme en enkelt person. En ordre med én linje og en ordre med otte tæller ens i pakketallet og vidt forskelligt i pluktallet, uden at nogen har ændret adfærd. Vi har skrevet om hvorfor ét tal ikke rækker, og hvad der sker, når man bruger det forkerte tal på en medarbejder.

4. Gennemløbstid

Tiden fra ordren kommer ind, til pakken er klar til afhentning.

Du behøver ikke måle alle ordrer. Tag et udsnit over en periode, og sammenlign tidspunktet fra webshoppen med tidspunktet på fragtlabelen.

Formålet er ikke at presse tiden i bund. Formålet er at vide, hvad I realistisk kan love kunderne, og at opdage hvornår det skrider.

Det er også her, skjulte flaskehalse dukker op. Eksploderer gennemløbstiden, hver gang returbunken vokser, er det ikke plukket der er problemet. Så fylder returer for meget i hverdagen, og det er returprocessen, der skal strammes op.

5. Bundet lager i langsomme varer

Træk listen over varer uden salg de sidste 90 dage, og læg kostprisen sammen.

Lageret er også økonomi. Står varerne stille, står pengene stille.

Tallet bliver først rigtig brugbart, når du holder det op mod din ABC-fordeling. Cirka 20 procent af varerne står typisk for 80 procent af salget. Ligger en stor del af dine bundne penge i de langsomme C-varer, er det dem, der skal ud: sælges ud, pakkes i bundles, eller bare købes hjem i mindre portioner næste gang.

Det frigør to ting på én gang. Penge, og hyldeplads tættere på pakkebordet til de varer, der faktisk sælger.

Sådan kommer du i gang uden at det bliver et projekt

Nøgletal dør som regel, fordi nogen vil måle alt på én gang. Gør det så småt som muligt:

1. Vælg to eller tre. Pakkefejlsprocent, returprocent og pluk pr. time er et fint sted at starte.
2. Lav et simpelt ark. Én kolonne pr. uge er nok. Sæt én fast dag, hvor tallene bliver skrevet ind, og giv opgaven til en bestemt person.
3. Skriv ved siden af, hvad I har lavet om. “Uge 12: flyttede A-zonen tættere på pakkebordet.” Uden den note kan I se, at tallet flyttede sig, men ikke hvorfor.
4. Tag tallene med ud på gulvet. Ti minutter ved pakkebordet om ugen. Hvad går den rigtige vej, hvad skal undersøges, og hvilken ene ting ændrer vi til næste uge.

Det sidste punkt er det, der afgør, om resten bliver til noget. Tal, der kun ligger i et regneark hos ejeren, ændrer ingenting. Tal, som de der udfører arbejdet kan se og genkende, gør.

Hvad tallene ikke kan

De fem tal fortæller dig, om det går den rigtige vej. De fortæller dig ikke hvorfor.

Det skal stadig komme fra den, der står ved hylden. Nøgletallet siger, at pakkefejlene steg i marts. Plukkeren kan fortælle dig, at det var fordi to nye varenumre ligner hinanden på en måde, ingen havde tænkt over.

Brug tallene som kompas, ikke som dom. De er til for at vise, om dit arbejde med lageret gør en forskel, ikke for at finde nogen at pege på.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange nøgletal skal jeg måle på?

To eller tre til at starte med. Få tal, der bliver skrevet ned hver uge, er mere værd end ti, der aldrig bliver brugt. Pakkefejlsprocent, returprocent og pluk pr. time er et fint udgangspunkt.

Hvordan beregner jeg pakkefejlsprocenten?

Antal ordrer med fejl i en periode, delt med antal sendte ordrer i samme periode, gange 100. Sender du 1.000 ordrer og 15 har en fejl, er pakkefejlsprocenten 1,5.

Kan jeg bruge pluk pr. time til at vurdere en medarbejder?

Nej. En ordre med én linje og en ordre med otte linjer tæller ens i pakketallet og vidt forskelligt i pluktallet, uden at nogen har ændret adfærd. Tallet er til at sammenligne lageret med sig selv over tid, ikke til at sammenligne mennesker.

Hvad betyder det, hvis gennemløbstiden pludselig stiger?

Som regel at noget andet stjæler tiden. Stiger den, hver gang returbunken vokser, fylder returhåndtering for meget i hverdagen, og det er returprocessen der skal ses efter, ikke plukket.

Hvor finder jeg mit bundne lager i langsomme varer?

Træk en liste over varer uden salg de sidste 90 dage, og læg kostprisen sammen. Hold tallet op mod din ABC-fordeling: ligger en stor del af pengene i de langsomme C-varer, er det dem der skal sælges ud eller købes hjem i mindre portioner.