Kunden bestiller. Varen er ikke hjemme. Nogen har bestilt den, men ingen kan sige hvornår den kommer.
Indkøbsordren ligger i ERP'et. Lageret kigger i lagersystemet. De to taler ikke sammen, så ordren står bare som "mangler varer".
Det er ikke et indkøbsproblem. Det er et spørgsmål om hvad der ligger hvor.
Den grænse der forvirrer flest
SmartPack har sit eget leverandørkartotek og sit eget indkøbsordresystem. Det betyder ikke at SmartPack skal erstatte jeres ERP på indkøbssiden.
Den korte version:
- Kører I uden ERP, kan I oprette leverandører og indkøbsordrer direkte i SmartPack og køre hele vejen derfra.
- Har I et ERP, oprettes indkøbsordrerne normalt der og sendes automatisk ind i SmartPack. Varemodtagelsen sker på lageret og sendes tilbage.
Begge dele virker. Problemet opstår når man gør begge dele på samme tid, og to systemer hver har halvdelen af sandheden.
👉 Skal vi se på jeres opsætning? Kontakt SmartPack
Hvad der ligger på en leverandør
En leverandør i SmartPack har navn og leverandørnummer, mail og telefon, minimumsordrebeløb og standardvaluta, samt standardsatser for moms, told og finansiering der bruges på indkøbsordrerne.
Tre felter er værd at fremhæve, fordi de gør arbejde for jer hver dag:
- Forventet leveringstid i dage. Leverandørens normale leveringstid. Den er udgangspunktet for hvornår varen forventes hjem.
- Auto-godkendelse. Et flueben der gør at nye indkøbsordrer fra den leverandør godkendes uden at nogen skal ind og trykke. Sæt det på de leverandører I bestiller fra hver uge, og lad de sjældne kræve et blik.
- Importnavne. Andre navne systemet også genkender leverandøren på. Det er den lille ting der forhindrer at "Nordisk Emballage A/S" og "Nordisk Emballage" bliver til to leverandører.
Leverandører kan oprettes i SmartPack, og de kan importeres i bunker via fil eller API. Systemet matcher på eksternt id, leverandørnummer eller navn for at undgå dubletter.
Samme vare, forskellige leverandørnumre
Der er en selvstændig kobling mellem en leverandør og en bestemt vare. Den holder leverandørens eget varenummer og SKU, leverandørens beskrivelse, producent, modelnummer, stregkode, colli-størrelse, mindste købsmængde, kostpris og hvornår prisen udløber.
Det lyder som detaljer, men det er den tabel der gør det muligt at købe samme vare hos to leverandører uden at nogen skal oversætte varenumre i hovedet. Og colli-størrelsen er den der forhindrer at nogen bestiller 7 stk. af noget der kun sælges i kasser med 12.
Indkøbsordren og dens fire statusser
En indkøbsordre i SmartPack har leverandør, referencenummer og ordredato, valuta og fragtomkostning, satser for moms, told, finansiering og rabat, vekselkurs, note og trackingnumre. Linjerne har SKU, antal, leveret antal, leverandørens varenummer, lokation, presell-flag og enhedspris.
Det vigtigste felt er forventet leveringsdato. Den er påkrævet på ordren, og den kan sættes pr. linje hvis en enkelt vare kommer senere end resten. Linjens dato vinder over ordrens.
| Status | Betyder |
|---|---|
| Kladde | Oprettet, men ikke sat i gang |
| Åben | Aktiv, varer forventes |
| Afsluttet | Fuldt modtaget og lukket |
| Annulleret | Annulleret, kun muligt hvis der ikke er modtaget noget endnu |
På dashboardet kan du sætte en kasse op der viser åbne indkøbsordrer sorteret efter forventet levering, og som markerer dem der skulle komme i dag, og dem der er forsinkede.
Derfor betyder leveringsdatoen så meget
Datoen er ikke bare til orientering. Den afgør hvad en salgsordre der venter på varer får af status:
- Bestilt, varerne er købt og leveringsdatoen ligger fremme i tiden
- Bestilt, forsinket, varerne er købt, men datoen er overskredet
- Mangler varer, der er ingen indkøbsordre der dækker det der mangler
Det er forskellen på at kunne sige "den er på vej, forventet på fredag" og at skulle sige "jeg ved det ikke". Holder I ikke leveringsdatoerne opdaterede, ryger den forskel.
Datoen driver også presell: linjer der er markeret til presell tæller varerne som salgbare allerede fra indkøbsordren er oprettet, og de flyttes til fri beholdning når de fysisk kommer ind.
Når der kommer færre end bestilt
Dellevering er indbygget. Modtager I 60 af 100, registreres de 60, og de sidste 40 bliver stående på indkøbsordren som udestående. Ordrer der ventede på varerne opdaterer sig efter om der stadig er dækning.
På indkøbsordren kan I sætte om systemet må tage imod færre end bestilt og om det må tage imod flere. De to flueben afgør om medarbejderen kan afslutte modtagelsen eller bliver stoppet. Sæt dem efter hvad I faktisk oplever fra leverandøren, ikke efter hvad der står i aftalen.
Hvad der stadig kræver ERP
Her er grænsen sagt lige ud, så ingen bliver lovet for meget:
- Automatisk genbestilling ud fra lagerniveau er ikke i SmartPack. Det kræver enten ERP eller et værktøj som Inventory Planner.
- Leverandørprislister med gyldigheds- og udløbsdatoer ud over det der ligger på leverandør-vare-koblingen.
- Fakturabehandling og kreditorstyring. Det er ERP'ets arbejde, ikke lagerets.
Til gengæld synkroniseres indkøbsordrer ind fra Uniconta, Business Central, Apport, Tecsys og flere, med leverandør, linjer, forventet leveringsdato og leverandørens varenumre. Varemodtagelsen posteres tilbage med følgeseddel, fakturaflag og godkendelse.
Uniconta i praksis: leverandører går kun én vej, fra Uniconta ind i SmartPack. Indkøbsordrer går begge veje, og SmartPack kan også oprette indkøbsordrer i Uniconta hvis det sættes op.
Kort sagt
SmartPack har et rigtigt leverandørkartotek og et rigtigt indkøbsordresystem med forventede leveringsdatoer, dellevering og presell. Det der normalt bliver i ERP'et er indkøbsforslag, fakturaer og selve oprettelsen af indkøbsordrer, hvis I allerede har et ERP der gør det.
Skal I vide hvornår I skal bestille i stedet for bare hvad I har bestilt, er det reorder point der er næste emne.