Kunden ringer. Skærmen virker ikke, og den er to måneder gammel.
Producenten vil have serienummeret, før de gør noget.
Du har ordrenummeret. Du har fakturaen. Du har ikke serienummeret, for det stod på kassen, og kassen er væk.
Hvad et serienummer er her
Et batchnummer følger et helt parti. Et serienummer følger ét stykke. Det er forskellen, og det er derfor de to ting ikke kan erstatte hinanden.
Har du reservedele, elektronik, værktøj eller noget med garanti, er det sjældent partiet du skal bruge. Det er den ene enhed der ligger hos den ene kunde.
I SmartPack bliver serienummeret knyttet til pakkelinjen, altså til den konkrete forsendelse. Ikke til lagertallet. Det er en vigtig detalje, som vi vender tilbage til.
👉 Vil du se det på jeres egne varer? Kontakt SmartPack
Først skal varen sættes op til det
Feltet dukker ikke op af sig selv. På varen er der en indstilling der hedder Registrer serienummer. Den sættes per vare, ikke for hele lageret.
Det er med vilje. En vare med serienummer koster et scan ekstra per styk ved pakning. Har du 40 varenumre hvor det giver mening og 4.000 hvor det ikke gør, skal de 4.000 ikke betale for de 40.
Nummeret fanges ved pakning, ikke ved modtagelse
Det her overrasker de fleste, så det er værd at sige tydeligt: serienummeret registreres i pak-flowet. Ikke når varen kommer ind, og ikke når den plukkes.
Logikken er, at systemet skal vide hvilket serienummer der kom hvilken kunde. Det kan det først vide i det øjeblik enheden lægges i en bestemt kasse til en bestemt ordre. Registrerer du ved modtagelse, ved du at nummeret er på lageret, men ikke hvor det tog hen.
Skal I have styr på serienumre allerede fra varemodtagelsen, er det ikke noget der ligger i flowet i dag. Spørg os, så siger vi hvad der kan lade sig gøre i stedet for at gætte.
Hvad medarbejderen ser
Indeholder ordren en vare med serienummer, lyser en knap op på pakkeskærmen. Trykker eller scanner man, åbner et lille vindue med:
- Billede af varen, navnet og varenummeret, så man kan se at man står med den rigtige
- En tæller, for eksempel 2 af 4, så man ved hvor mange der mangler
- Et felt til at scanne eller taste nummeret
- Frem og tilbage, så man kan rette det forrige uden at starte forfra
Man scanner, trykker videre, og vinduet går selv til næste enhed indtil alle er udfyldt. Fire enheder er fire scan, ikke fire menuer.
Systemet siger fra
Der er to slags kontrol, og de fanger hver sin fejl.
Længden. Der kan sættes en mindste og største længde på nummeret. Taster nogen tre tegn på et nummer der altid er tolv, kommer der en fejl med det samme i stedet for om tre måneder.
Dubletter. Der findes en indstilling der blokerer det samme serienummer to gange. Er den slået til, tjekker den på tværs af hele ordren, og den kigger også på numre der allerede er brugt i andre forsendelser. Er den slået fra, hvilket er udgangspunktet, tjekkes der kun inden for samme ordrelinje.
Her går det galt
En ordre på fire enheder bliver til en delleverance. To sendes i dag, to når resten kommer hjem. Ved anden forsendelse scanner medarbejderen det samme nummer igen, fordi kassen ser ens ud.
Er dubletkontrollen slået fra, går det igennem. Nu står to kunder med det samme serienummer i systemet, og når den ene ringer om garanti, peger nummeret på den forkerte ordre.
Det er ikke en hypotetisk fejl. Det er den, dubletindstillingen findes for. Sender I delleverancer eller tager varer retur og sender dem ud igen, skal den være slået til.
Sådan finder du nummeret igen
Der er en oversigt i administrationen der hedder Serienummer-sporing. Du kan søge på:
- Serienummer, hvis kunden har det og du mangler ordren
- Ordrenummer, hvis du har ordren og mangler nummeret
- Varenummer, produktnavn, afsendelsesdato eller modtagernavn
Og du kan hente det ud som fil. Det er den vej man går, når producenten ringer og vil have en liste over alle enheder fra et bestemt tidsrum.
Hvornår skal I slå det til
Der er ikke et ordretal der afgør det. Der er tre situationer:
- Garanti på den enkelte enhed. Skal producenten bruge et nummer før de gør noget, skal I have det.
- Varer der kan forveksles indbyrdes. Fire ens enheder på hylden, og kun nummeret adskiller dem.
- Tilbagekald der skal ramme præcist. Batchnummer kalder hele partiet hjem. Serienummer kalder de tolv enheder hjem der faktisk er berørt.
Rammer ingen af dem, så lad være. Et scan ekstra per styk er billigt, men ikke gratis.
Sammen med de andre numre
Serienummer og batchnummer udelukker ikke hinanden. Batchnummeret siger hvilket parti varen kom fra, serienummeret siger hvilken enhed det var. Skal I kunne begge dele, slår I begge dele til på varen.
Vil I se hvem der rørte varen imellem de to punkter, er det sporbarhed på lageret der er næste skridt.