Excel er ikke et WMS. Det er et regneark. Det ved du godt.
Men Excel er gratis, du kender det og det virker, til et punkt. Her er de 6 scenarier der viser når Excel holder op med at virke. Og hvad det koster.
Scenario 1: Den anden person åbner arket
Du og en kollega opdaterer samme Excel-ark. Kollegaen gemmer øverst. Du gemmer over. En opdatering er væk.
Hvornår det sker: Dag 1 med første medarbejder.
Hvad det koster: Phantom inventory. En vare vises som på lager, den er ikke. Kunden får ikke sin ordre. Direkte tab: gennemsnitlig 350 kr. per fejlordre + kundetilfredshedsomkostning.
Scenario 2: Ingen scanner-integration
Plukkeren læser ordresedlen og opdaterer Excel manuelt bagefter. Eller glemmer det.
👉 Har du samme udfordring? Se hvordan SmartPack løser det i praksis
Hvornår det sker: Altid, Excel har ingen scan-integration.
Hvad det koster: Fejlrate 3,5% (vs. 0,3,0,5% med scan-baseret WMS). For 200 ordrer/dag = 6-10 fejlordrer/dag = 2.100-3.500 kr./dag.
Scenario 3: Realtid eksisterer ikke
Webshoppen viser lagerstatus baseret på Excel. Excel opdateres manuelt en gang i timen (hvis man husker).
Hvornår det sker: Altid. Excel er ikke realtids.
Hvad det koster: Oversælgrisiko konstant tilstede. En travl dag: 5-15 oversolgte ordrer = annulleringer + negativ kundelivestyle.
Scenario 4: Black Friday
5× normal ordreindgang. 3 medarbejdere opdaterer Excel samtidigt. Arket crasher. Eller der er så mange konflikter at ingen ved hvad der er korrekt.
Hvornår det sker: Enhver peak-periode.
Hvad det koster: Kaos på BF-dagen = 3,5× normal fejlrate. For en webshop med 300 ordrer på BF-dag: 9-15 fejlordrer i stedet for 1,2.
Scenario 5: Når nogen er syg
Den person der kender Excel-arket er syg. Ingen andre kender strukturen. Arket er personafhængigt, ikke system-afhængigt.
Hvornår det sker: Enhver sygdom, ferie eller opsigelse.
Hvad det koster: Lager står stille eller kører med høj risiko for fejl.
Scenario 6: Når revisoren spørger
Revisoren kræver en lageropgørelse. Excel-arket har været rettet, slettet og genskabt af fire personer over 18 måneder. Hvad er sandt?
Hvornår det sker: årsafslutning, skatteindberetning, eventuel virksomhedssalg.
Hvad det koster: Revisortimer til manuelt gennemgang + potentielle lagerdifference-korrektioner.
Excel: Når det ER det rigtige værktøj
Excel er fint som lagerværktøj når:
- Du er alene og håndterer under 10-15 ordrer/dag
- Du ikke har medarbejdere der skal opdatere det
- Lager er sekundært fokus (du tester et nyt produkt)
Så snart du får en medarbejder eller når 20+ ordrer/dag: Excel er et problem, ikke en løsning.
Sammenligning: Excel vs. WMS
| Parameter | Excel | WMS (scan-baseret) |
|---|---|---|
| Fejlrate | 3,5% | 0,3,0,5% |
| Realtids lager | Nej | Ja |
| Multi-user | Problematisk | Fuld understøtning |
| Scanner-integration | Nej | Ja |
| Fragtintegration | Nej | Ja |
| OTD-reporting | Manuelt | Automatisk |
| Skalerer til 500+ ordrer/dag | Nej | Ja |